La digitalisation d’un mémoire technique peut être réalisée en suivant plusieurs étapes.
Guide général pour la digitalisation votre mémoire technique
Scanner les documents physiques
Si votre mémoire technique est actuellement sous forme de documents papier, la première étape consiste à les scanner. Utilisez un scanner de bureau ou un scanner portable pour numériser chaque page du mémoire technique. Assurez-vous de choisir une résolution de numérisation appropriée pour obtenir une qualité suffisante.
Utiliser un logiciel de reconnaissance optique de caractères (OCR)
Après avoir numérisé les documents, utilisez un logiciel de reconnaissance optique de caractères (OCR) pour convertir les images scannées en texte éditable. Cela permet de rendre le contenu du mémoire technique recherchable et modifiable.
Organiser le contenu
Une fois le texte extrait, organisez le contenu de manière logique et structurée. Utilisez des en-têtes, des sous-titres, des numéros de page et des tableaux de matières pour faciliter la navigation et la compréhension du mémoire technique.
Intégrer des graphiques et des illustrations
Si votre mémoire technique comprend des graphiques, des schémas ou des illustrations, assurez-vous de les intégrer dans le format numérique. Vous pouvez les scanner et les insérer dans le document numérique ou les créer directement dans un logiciel de traitement de texte ou de mise en page.
Utiliser un format de fichier adapté
Choisissez un format de fichier approprié pour votre mémoire technique numérisé, tel que PDF (Portable Document Format) ou DOCX (Microsoft Word). Assurez-vous que le format choisi préserve la mise en forme, les polices et les images du document.
Sauvegarder les fichiers
Enregistrez les fichiers numérisés sur un support de stockage fiable, tel qu’un disque dur externe, un serveur cloud sécurisé ou un système de gestion de documents électroniques. Effectuez des sauvegardes régulières pour éviter toute perte de données.
Vérifier la qualité et la lisibilité
Avant de finaliser la digitalisation, assurez-vous de vérifier la qualité et la lisibilité du document numérisé. Corrigez les éventuelles erreurs ou incohérences résultant du processus de numérisation ou de la reconnaissance optique de caractères.
Assurer la sécurité
Si le contenu de votre mémoire technique est confidentiel, veillez à prendre les mesures appropriées pour protéger les fichiers numérisés. Utilisez des mots de passe, chiffrez les fichiers ou appliquez des mesures de sécurité supplémentaires selon vos besoins.
En suivant ces étapes, vous pouvez digitaliser efficacement votre mémoire technique et le rendre plus accessible, modifiable et facilement consultable.
Les logiciels de gestion des documents digitalisés
Il existe plusieurs logiciels de gestion des documents qui peuvent être utilisés pour organiser et gérer vos documents numérisés, y compris les mémoires techniques.
Les logiciels populaires
- Microsoft SharePoint : SharePoint est une plateforme de gestion de contenu d’entreprise qui offre des fonctionnalités de gestion de documents, de collaboration et de partage sécurisé. Il permet de stocker, organiser et rechercher des documents numérisés, ainsi que de définir des autorisations d’accès et de suivre les versions.
- Google Drive : Google Drive est un service de stockage en ligne qui offre également des fonctionnalités de gestion des documents. Il permet de télécharger, organiser et partager des documents numérisés, et offre une intégration étroite avec les autres applications Google, telles que Google Docs, Sheets et Slides.
- Dropbox : Dropbox est une plateforme de stockage en ligne populaire qui permet de stocker et de gérer des documents numérisés. Il offre des fonctionnalités de partage et de collaboration, ainsi que des options de synchronisation entre différents appareils.
- Evernote : Evernote est une application de prise de notes numériques qui peut également être utilisée pour organiser et gérer des documents numérisés. Il permet de créer des carnets de notes, d’ajouter des balises pour une recherche facile, et de synchroniser les notes entre différents appareils.
- Adobe Acrobat : Adobe Acrobat est un logiciel de création, de modification et de gestion de fichiers PDF. Il permet de créer des fichiers PDF à partir de documents numérisés, d’organiser les pages, d’ajouter des annotations et de rechercher du texte dans les documents.
- FileHold : FileHold est un système de gestion de documents électroniques (GED) conçu spécifiquement pour les entreprises. Il offre des fonctionnalités de stockage, de recherche, de collaboration et de sécurité avancées pour gérer les documents numérisés de manière efficace.
Il est important de noter que chaque logiciel a ses propres caractéristiques et fonctionnalités, et le choix dépendra de vos besoins spécifiques, du volume de documents à gérer, de vos préférences d’interface utilisateur, de votre budget et d’autres considérations. Il est recommandé de consulter les détails et les avis des logiciels spécifiques, ainsi que de tester les versions d’essai lorsque disponibles, pour trouver celui qui convient le mieux à vos besoins.